Registrul numerelor de inventar

In ce priveste inventarierea mijloacelor fixe trebuie sa precizam ca aceasta procedura implica utilizarea unui registru al numerelor de inventar care serveste ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente in unitate, in vederea identificarii lor.

Registrul numerelor de inventar se intocmeste de compartimentul financiar-contabil, pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate.

Se poate folosi, fie cate un registru pentru fiecare grupa de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, in functie de numarul mijloacelor fixe existente si al celor care urmeaza a intra in unitate.

In scopul asigurarii controlului asupra existentei mijloacelor fixe, se atribuie fiecarui mijloc fix, care constituie obiect de evidenta, un numar de inventar in momentul intrarii in unitate prin achizitionare, construire, confectionare, transfer etc. (cu exceptia celor luate cu chirie), care se consemneaza in registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circula prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprima pe acestea.

Numerotarea mijloacelor fixe in cadrul registrului se face, de regula, in ordinea succesiva a numerelor si pe grupe de mijloace fixe.

La stabilirea numerelor de inventar in cadrul seriei se au in vedere, atat mijloacele fixe existente, cat si mijloacele fixe care vor fi achizitionate, construite sau confectionate in anii urmatori.

Numarul de inventar atribuit unui mijloc fix urmeaza sa fie trecut in toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.

Numarul de inventar atribuit se imprima direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se graveaza pe o placuta ce se fixeaza pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care sa asigure identificarea mijlocului fix respectiv.

Pe fiecare obiect este obligatoriu sa se imprime si initialele unitatii careia ii apartin mijloacele fixe respective.

Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) si pentru mijloacele fixe a caror evidenta se tine pe tronsoane (conducte de distributie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indica numarul de inventar atribuit. In aceste cazuri, este necesar ca, pe langa numarul de inventar respectiv, sa se foloseasca si numere suplimentare.

Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unitati sau scoase din functiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate in unitate. Aceste numere raman libere pana la renumerotarea mijloacelor fixe, cand se intocmeste un nou registru al numerelor de inventar.

Mijloacele fixe inchiriate se evidentiaza in contabilitatea unitatii care le-a luat cu chirie, in conturile in afara bilantului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.

Principalele date ale formularului se completeaza astfel:

- in coloana 1 se inscrie numarul de inventar;

- in coloana 2 se inscrie codul mijlocului fix;

- in coloana 3 se inscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru identificarea mijlocului fix;

- in coloana 4 se inscrie locul unde se afla mijlocul fix. In cazul miscarilor frecvente, aceasta coloana se completeaza cu creionul negru, pentru a se putea sterge denumirea locului de folosinta anterior si a se inscrie noul loc unde se afla mijlocul fix;

- coloana 5 se foloseste in masura in care sunt necesare si alte mentiuni decat cele facute in celelalte coloane, ca, de exemplu, mentiuni privind transferul sau scoaterea din functiune a mijlocului fix.

Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

- denumirea formularului;

- denumirea unitatii;

- numarul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix si caracteristici tehnice; locul unde se afla.