Clarificari privind inregistrarea in contabilitate a bonurilor fiscale

Utilizarea bonurilor este extrem de intalnita inclusiv ca document justificativ in cazul in care sunt acordate sume de bani salariatului inferioare sumei de 100 de lei pentru ca mai apoi sa fie deduse spre exemplu cu titlu de cheltuieli de protocol.

Abrogarea in totalitate a prevederilor Hotararii Guvernului nr. 831/1997 de catre Hotararea  Guvernului nr. 105/2009 a avut ca element generator faptul ca Legea nr. 343/2006 pentru  modificarea si completarea Codului fiscal abrogase incepand cu 1 ianuarie 2007 prevederile
referitoare la factura fiscala, factura si avizul de insotire a marfii din Hotararea Guvernului nr.
831/1997.

In urma presiunilor realizate de catre persoanele afectate in mod real de catre prevederile hotararii guvernului a fost aprobat Ordinul ministrului finantelor nr. 293 din 22 februarie 2006 pentru modificarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 1.714/2005 privind aplicarea prevederilor Hotararii Guvernului nr. 831/1997 prin care erau stabilite o serie de exceptii favorabile utilizarii bonurilor cu o valoare mai mica de 100 lei.

In conformitate cu prevederile art. 6 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ. De asemenea, potrivit pct. 2 din Anexa 1 la OMEF nr. 3.512/2008, documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economice-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

Art. 1 din OUG nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, prevede:

(1) Operatorii economici care efectueaza livrari de bunuri cu amanuntul, precum si prestari de servicii direct catre populatie sunt obligati sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.

(2) Operatorii economici prevazuti la alin. (1), denumiti in continuare utilizatori, au obligatia sa emita bonuri fiscale cu aparate de marcat electronice fiscale si sa le predea clientilor. La solicitarea clientilor, utilizatorii vor elibera acestora si factura fiscala.

Conform prevederilor art. 155 alin. (7) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:
a) transportul persoanelor cu taximetre, precum si transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau a abonamentelor;
b) livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, consemnate in documente, fara nominalizarea cumparatorului;
c) livrarile de bunuri si prestarile de servicii consemnate in documente specifice, care contin cel putin informatiile prevazute la alin. (5).

Prin H.G. nr. 105/2009 au fost abrogate prevederile H.G. nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora, precum si toate ordinele ministrului economiei si finantelor care au fost emise avand ca temei legal hotararea mai sus mentionata.

In aceste conditii au fost abrogate si prevederile OMFP nr. 293/2006 pentru modificarea OMFP nr. 1.714/2005 privind aplicarea prevederilor HG nr. 831/1997. in OMFP nr. 293/2006 se prevedea ca bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice fiscale, si anume:

- bonul fiscal utilizat pentru justificarea TVA aferente carburantilor achizitionati in vederea desfasurarii activitatii;
- bonul fiscal emis de aparatul de marcat fiscal utilizat in activitatea de taximetrie;
- bonul fiscal care atesta plata prin cardurile bancare;
- bonul fiscal a carui valoare totala este de pana la 100 lei inclusiv, sunt documente care stau la baza inregistrarii in contabilitate a cheltuielilor.

Trebuie subliniat faptul ca societatile trebuie sa aiba in vedere urmatoarele:

- bonurile fiscale emise cu aparatele de marcat electronice fiscale in baza OUG nr. 28/1999
sunt documente care atesta efectuarea platii si se anexeaza la registrul de casa;
- inregistrarea in contabilitate a bunurilor achizitionate sau a cheltuielilor efectuate de entitate si achitate pe baza de bon fiscal (cu numerar sau card bancar), se poate efectua daca:
a) entitatea solicita furnizorului factura aferenta bunurilor livrate sau serviciilor prestate, avand ca anexa bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal sau
b) entitatea justifica cheltuielile efectuate fie prin documente care atesta intrarea in gestiune a bunurilor achizitionate, fie cu alte documente, cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexeaza bonul fiscal, documentele respective fiind avizate de persoana care aproba efectuarea acestor cheltuieli.

In cazul achizitionarii carburantilor auto pe baza de bon fiscal, in conformitate cu prevederile din Codul fiscal, aceste bonuri pot fi utilizate si ca documente justificative care stau la baza inregistrarii cheltuielilor in contabilitate, daca sunt stampilate si au inscrise denumirea cumparatorului si numarul de inmatriculare a autovehiculului.

Asadar, in masura in care bonurile fiscale raspund conditiilor de mai sus si sunt insotite de alte documente, au caracter de document justificativ pentru inregistrarea in contabilitate. Aceasta deoarece asigurarea conditiilor legale de inregistrare in contabilitate asigura si posibilitatea deducerii cheltuielii la calculul impozitului pe profit.